Caratteristiche
Agents
Gli utenti di Visnetic MailFlow sono definiti 'Agent'. Gli 'Agent' assumono
la responsabilità di gestire la sequenza di ticket associati ad un
definito ticket iniziale.
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Ticket
Quando una email arriva a Visnetic MailFlow, le viene assegnato un nuovo
numero di 'Ticket'. Durante la sequenza di comunicazioni associata alla
richiesta il 'Ticket' verrà mantenuto attivo e potrà essere
visibile agli agent, spostato se necessario, o demandato ad un 'supervisor'.
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Interfaccia
L'interfaccia di Visnetic MailFlow è stata progettata per l'accesso
tramite browser con una struttura semplice e intuitiva che rende semplice
l'apprendimento e l'uso da parte degli agent. La possibilità di
gestire i diritti di accesso consente di stabilire quali informazioni
devono essere visualizzate e a chi. In questo modo sia gli amministratori,
sia gli altri agent utilizzano la medesima interfaccia.
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Supporto Antivirus
Visnetic MailFlow supporta Visnetic AntiVirus. Le aziende che utilizzano
Visnetic MailFlow possono contare su ridotti tempi di interruzione dovuti
ad intromissioni non autorizzate o a 'infezioni' da virus. Poiché
la protezione è a livello di server gli agent non rischiano di
maneggiare email potenzialmente 'infettive'.
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Supporto per allegati MIME
I clienti e gli agent sono abilitati alla trasmissione di allegati congiunti
alle email spesso necessari per rendere più semplice la soluzione
di molte problematiche. Visnetic MailFlow può gestire qualsiasi
tipo di allegato rendendolo facilmente accessibile agli agent, senza che
sia necessaria la presenza di un altro server destinato all'upload dei
file.
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Supporto POP3
Visnetic MailFlow può raccogliere email provenienti da qualsiasi
account POP3 o da qualsiasi account multipla. offre inoltre il supporto
APOP e può conservare copia dei messaggi sul server ad uso degli
agent che accedono da postazioni remote sulla rete.
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Autenticazione SMTP
L'autenticazione SMTP assicura che il mail server cui Visnetic MailFlow
si appoggi possa essere protetto. MailFlow si autentica come user, prima
di inviare i propri messaggi.
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Connessioni multiple in uscita
Per l'utilizzo di Visnetic MailFlow possono essere configurati più
server SMTP. Per ogni account in ingresso (server POP3), può essere
utilizzato un unico server SMTP per l'invio dei messaggi di risposta.
Suddividendo i messaggi su più server, Visnetic MailFlow assiste
l'amministratore nella ripartizione del carico di lavoro delle singole
macchine in rete riducendo i tempi di attesa di clienti e agent.
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Regole di smistamento
Visnetic MailFlow permette all'amministratore di definire regole per lo
smistamento dei messaggi agli agent. I messaggi in arrivo possono essere
automaticamente trasferiti alla ticket box definita sulla base di criteri
prestabiliti e con riferimento al soggetto, al mittente, al destinatario
o al testo contenuto. In questo modo Visnetic MailFlow può indirizzare
ogni singola email verso l'agent più appropriato senza interventi
esterni.
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Risposta automatica
La configurazione di risposte automatiche permette di inviare ai clienti
rapide conferme alle richieste inoltrate, ancora prima che l'agente configurato
ne abbia preso visione. Questo aumenta il livello di fiducia del cliente
che conta su una rapida soluzione alle sue domande.
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Importazione utenti NT
Grazie a questa caratteristica Visnetic MailFlow può facilmente
importare gli utenti da database di sistema di Windows NT, permettendo
di utilizzare per essi le password esistenti.
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Gruppi
Gli agent possono essere suddivisi in gruppi in relazione ai privilegi
di accesso. Un intero dipartimento può essere collocato all'interno
di un gruppo e l'amministratore del sistema può definire regole
ad hoc per tutti i componenti del gruppo.
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Interfaccia personalizzabile
Visnetic MailFlow è stata realizzata come applicazione per l'accesso
da browser, questo permette agli agent di modificare le modalità
di visualizzazione delle ticket box individuali e della propria interfaccia
utente. I temi di visualizzazione predefiniti offrono la possibilità
di cambiare rapidamente l'interfaccia di Visnetic MailFlow scegliendo
tra sei combinazioni diverse di colori senza interferire in alcun modo
con le funzionalità.
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Codifica SSL
Il supporto per la codifica SSL garantisce sicurezza nella trasmissione
dei messaggi tra agent e clienti tutelandone il contenuto dalle intromissioni
da parte di altri soggetti connessi in internet.
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Supporto di stampa
Il supporto per la stampa di Visnetic MailFlow permette ad ogni agent
di produrre una copia su carta di ogni messaggio e delle singole risposte
associate.
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Funzione di ricerca
Gli agent possono eseguire ricerche sui ticket tramite un motore di ricerca
semantico e definendo criteri di ricerca su: soggetto, nome del cliente,
email del cliente, indirizzo, responsabile del ticket, ticket box, data
e molti altri.
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History (storia)
Visnetic MailFlow la visualizzazione della 'History' completa di ogni
ticket, cioè della storia di un caso aperto da un cliente, all'interno
dell'azienda. Tale 'History' viene trasferita automaticamente qualora
il ticket venga riassegnato ad un agent diverso, garantendo un 'passaggio
di consegne' in tempi brevi e senza ulteriori richieste di informazioni
al cliente.
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Allarmi sui ticket
Visnetic MailFlow può avvisare automaticamente gli agent nel caso
in cui un ticket abbia trascorso un tempo eccessivo in attesa di risposta
o qualora la 'Ticket box' contenga un numero di messaggi eccessivo, in
maniera da poter porre rimedio rapidamente ad eventuali disattenzioni.
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Priorità
Le 'Ticket box' possono essere organizzate organizzando i messaggi secondo
un ordine di priorità, associando al primo dell'elenco la priorità
più alta per rendere più efficiente la procedura di risposta
al cliente.
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Archivio delle risposte predefinite
Visnetic MailFlow offre la possibilità di costruire e mantenere
aggiornato un archivio di risposte predefinite accessibile a tutti gli
agent. Questa caratteristica rappresenta una possibilità in più
per ridurre i tempi di risposta e per standardizzare a livello aziendale
la comunicazione verso i clienti.
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Controllo ortografico
Visnetic MailFlow include un correttore ortografico che costituisce un
valido aiuto nella verifica dei messaggi in uscita. Una maggiore qualità
formale delle risposte contribuisce ad accrescere la fiducia del cliente
nei confronti dell'assistenza offerta.
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Signature (firma della email)
Ogni agent può definire la propria, univoca signature da apporre
ai messaggi. In questo modo è possibile stabilire un legame tra
il cliente e la persona che nell'ambito dell'attività di assistenza
è incaricata di seguirlo, con maggiori possibilità di accrescere
la soddisfazione finale del cliente stesso.
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Strumenti di analisi
Visnetic MailFlow offre agli amministratori del sistema numerose possibilità
di analisi sui ticket presi in esame, inoltre fornisce informazioni generali,
tramite la scrittura automatica di un log file, in merito a: messaggi
di errore, avvertimenti e numerose altre azioni.
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