Le aziende si trovano a dover gestire numerose caselle di posta elettronica pubbliche, quali info@nomeazienda.it, supporto@nomeazienda.it o sales@nomeazienda.it; solitamente ci sono alcuni addetti che con modalità varie hanno il compito di verificare che i messaggi entranti non rimangano inevasi. Tali addetti peraltro devono verificare più account contemporaneamente.

Il volume di email entrante è spesso superiore a quanto possa essere gestito tramite semplici client di mail, come Outlook o Eudora. I messaggi possono essere perduti, scambiati, non accurati .

VisNetic MailFlow permette la gestione centralizzata dei messaggi di posta elettronica. Tali messaggi possono essere instradati mediante regole configurabili all'incaricato più opportuno o semplicemente a quello che ha meno lavoro in quel momento.
L'accesso a VisNetic MailFlow avviene mediante browser standard (Internet Explorer 5.5 o superiori), pertanto non richiede l'installazione su tutte le postazioni, neanche per eventuali upgrade; inoltre permette al singolo incaricato di gestire più caselle di posta, tenendole ben distinte tra loro.

L'amministrazione di VisNetic MailFlow è estremamente flessibile . Un messaggio può essere assegnato ad un addetto: se questi non prende in carico entro un certo tempo, l'amministratore ne sarà informato. L'amministratore può visualizzare il contenuto di tutti i messaggi in ingresso e in uscita e ricostruirne la storia . Grazie a questo è possibile assegnare un caso a un nuovo incaricato senza dover chiedere al cliente di illustrare nuovamente il problema.

E' presente un archivio di risposte standard , che permette tempi di reazione inferiore in caso di richieste ricorrenti e una maggiore omogeneità nei messaggi in uscita.

VisNetic MailFlow supporta il protocollo SSL , qualora fosse necessaria una particolare attenzione alla sicurezza .